Fahrtenbuch

Artikel vom 11.01.2010

 

 

a) Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Um Nachteile zu vermeiden, hatten wir bereits mehrmals die Führung von ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern angeraten. Sollte ein Fahrtenbuch nicht geführt werden, so empfehlen wir, die betrieblichen Fahrten aufzuzeichnen, um den betrieblichen Anteil nachweisen zu können.

 

b) Betriebliche Fahrten

Der betrieblichen Nutzung eines Kraftfahrzeugs werden alle Fahrten zugerechnet, die betrieblich veranlasst sind, die also in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.

 

c) Anforderungen an das Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschaftsjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden.
Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Benennung des Fahrzeugs und amtliches Kennzeichen
• Datum jeder Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
• Nur bei betrieblichen/geschäftlichen Fahrten (nicht bei privaten Fahrten):
• Reiseziel (Ort, Straße, Hausnummer)
• Reisezweck
• aufgesuchte Geschäftspartner

Zudem setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs voraus, dass dieses fortlaufend und zeitnah geführt und im Original vorgelegt wird.

Fehlen die Angaben über die Kilometerstände des Fahrzeuges bei Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt, so ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.

 

d) Geschlossene Form

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in äußerlich geschlossener Form geführt werden. In diesem Fahrtenbuch sind die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiederzugeben.

Der BFH fordert, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils (Privatfahrten einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.

 

e) Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.
Sog. Excel-Fahrtenbücher sind nach der Rechtsprechung nicht anzuerkennen, da sich nachträgliche Veränderungen nicht erkennen lassen.

 

f) Mehrere Fahrzeuge

Führt ein Steuerpflichtiger bei mehreren auch privat genutzten betrieblichen Kfz nur für einzelne der Fahrzeuge (ordnungsgemäß) ein Fahrtenbuch, so kann er für diese Fahrzeuge die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen und für die anderen auch privat genutzten Kfz die sog. Ein-Prozent-Regelung wählen.

Es besteht somit eine Wahlfreiheit bezüglich der Ermittlungsmethode der privaten Nutzungen bei mehreren betrieblichen Fahrzeugen. So kann z.B. für das abgeschriebene Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode und für das Neufahrzeug die sog. 1 %-Methode angewandt werden.

 

g) Wechsel der Methode

Allerdings ist ein Wechsel bei den einzelnen Fahrzeugen während des Wirtschaftsjahres nicht möglich. Aber zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres kann neu entschieden werden, für welches Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode oder die 1 %-Methode angewandt werden soll.