Problem: Thermobelege

Artikel vom 31.01.2006

a) Rechnungen auf Thermopapier

Seit Jahren werden im Einzelhandel und in Gastronomiebetrieben verstärkt Thermopapiere zur Ausstellung von Rechnungen verwendet. Die Haltbarkeit von Thermopapieren liegt je nach Qualitätsstufe zwischen 3 und 12 Jahren. Vor allem durch Tankstellen, Restaurants und Einzelhandelsgeschäfte werden Thermopapiere mit einer geringen Haltbarkeitsstufe verwendet. Dies führt dazu, dass bereits nach 3 – 4 Jahren die Daten auf den Thermobelegen nicht mehr lesbar sind.

b) Telefaxrechnungen

Bei durch Telefax übermittelten Rechnungen erfolgt der Ausdruck – vor allem bei älteren Geräten – auf thermosensitivem Papier. Es handelt sich hierbei um speziell beschichtetes Papier, das auf Licht, Hitze und Feuchtigkeit empfindlich reagiert. Die langfristige Lesbarkeit ist in diesen Fällen häufig nicht gewährleistet.

c) Beweislast

Der Unternehmer ist nach den allgemeinen Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) u.a. verpflichtet, bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht auch für die Lesbarkeit der Buchführungsunterlagen - wie z.B. der Thermorechnungen oder der Thermofaxrechnungen - Sorge zu tragen.

Es ist daher dringend erforderlich sein, von den Thermobelegen und Thermofaxrechnungen unmittelbar nach ihrem Eingang eine Ablichtung zu fertigen und dem Originalbeleg beizuheften, um den Nachweis für das Vorliegen der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug und den Betriebsausgabenabzug führen zu können.

Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ist es dabei für umsatzsteuerliche Zwecke nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung aufzubewahren (Fundstelle: R 190b Abs. 6 UStR 2005). Wir empfehlen Ihnen aber trotzdem den Originalbeleg mit der Kopie zu verbinden und über insgesamt 10 Jahre aufzubewahren.