Formvorschriften sind seit 2007 auch für E-Mails zwingend

Artikel vom 11.01.2007

Seit dem 01.01. 2007 gelten für E-Mails, die handelsrechtlich als Geschäftsbriefe einzustufen sind, neue Formvorschriften. Als Geschäftsbriefe gelten nach Handelsrecht z.B. Angebote, Bestellscheine oder Auftragsbestätigungen. Die so genannte Fußleistenpflicht beinhaltet mindestens Angaben über die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregistergericht eingetragen ist. Kapitalgesellschaften und Genossenschaften müssen zusätzlich die Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und die Aufsichtsratsvorsitzenden namentlich benennen. Die Neuregelung ist für alle Unternehmungen bindend, die im Handels- oder im Genossenschaftsregister eingetragen sind.

Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) stellt eindeutig klar, dass diese Fußleistenpflicht für alle Geschäftsbriefe „gleich welcher Form“ besteht. Ausgenommen von der Neuregelung sind die nicht vertragsrelevante geschäftliche Kommunikation sowie der interne Austausch von E-Mails. Da in der Praxis die genaue Abgrenzung von „Geschäftsbriefen“ z.B. im Rahmen von vorvertraglichen E-Mail Vereinbarungen schwierig ist, empfiehlt sich für Handelregister-Unternehmen generell eine Überarbeitung der E-Mail Fußleisten für Außenkontakte.

Wer hat welche Pflichten?

Alle kaufmännischen Unternehmungen einschließlich Einzelunternehmer oder Personenhandelsgesellschaften müssen über § 37a HGB und § 125a HGB die Mindestangaben für Geschäftsbriefe beachten. Hierzu gehören:

         - Firmenbezeichnung einschließlich Rechtsformzusatz

         - Ort der Handelsniederlassung bzw. Sitz der Gesellschaft

         - Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die HR-Nr.                                                                                      

Sondervorschriften für GmbH, AG und Genossenschaft: GmbH´s benötigen zusätzliche Angaben zu allen Geschäftsführern und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat, den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Familien- und Vornamen. Aktiengesellschaften müssen zusätzlich alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit Familiennamen und Vornamen angeben. Der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen. Genossenschaften müssen alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats benennen.

Wichtig!
Zur Vermeidung von Abmahnungen sollten Sie dringend Ihre E-Mails überarbeiten!!!